今やインターネットや電子メールはなくてはならないもの。業務の中でも社内で、または顧客や取引先とのやりとりにメールを使うということは多いでしょう。
しかし、従業員が就業時間中に私用メールをしていた場合はどうなるでしょうか。最近は、「従業員がしょっちゅう私用メールをしているようだがどうしたらいいか」「業務に関係のないネットサーフィンをやめさせるにはどうしたらいいか」と悩む経営者は多いのです。
労働法には特に規定はありません。それぞれの会社でどのようなルールを定めているかという話になります。
もちろん、従業員と会社が労働契約を結んだということは、従業員は会社に対して労務を提供する義務が発生しています。勤務中は会社の指示に従い、職務に専念しなければなりません。
過去の判例によれば、私用メール許容の基準として、以下の点が挙げられます。
会社における職務遂行の支障となるか
会社の経済的負担はどの程度か
社会通念上の相当性について判断し、その限度内では電話同様私用メールも許容されますが、限度を超え、就業規則などに違反している場合には懲戒処分の対象となりえます。
私用メールの送受信や、通販サイト・出会い系サイトなど業務に関係のないインターネットアクセスの事実確認のためには、チェックをする旨も規定しておかなければなりません。
会社のメールであっても、個人のメールをチェックすることはプライバシーの観点から慎重に行う必要があり、予告なく閲覧したりするとトラブルになるおそれがあります。
就業規則には、私用メールの禁止と業務に関係のないインターネット閲覧の禁止を明記するとともに、会社が必要と認めた場合には、サーバー上及びパソコン端末上のデータを調査することができることを記載し、従業員に周知しましょう。
チェックされる可能性があると認識することは、私用メールや業務に関係のないインターネット閲覧の自粛につながります。就業規則の整備も重要です。